# Strukturen vorbereiten

Bevor die ersten Personen in ChurchTools eingetragen werden, solltest du die grundlegenden Strukturen erarbeiten. ChurchTools kommt bereits mit Gruppentypen und sinnvollen Stammdaten daher, die dir als Beispiel und Vorlage dienen können. Jede Gemeinde hat eigene Vorstellungen und schon bereits etablierte Strukturen, die du in ChurchTools abbilden solltest.

Tipp

Arbeite mit den Begrifflichkeiten, die deine Gemeinde bereits kennt. Dies steigert die Akzeptanz und die Menschen finden sich schneller in der Software zurecht.

# Stammdaten in Personen & Gruppen

Die Module in ChurchTools arbeiten mit Stammdaten. Dort lassen sich die Informationen hinterlegen, mit denen das System arbeitet. Zum Beispiel werden hier Gruppentypen angelegt, denen Gruppen zugeordnet werden können. Diese Daten wirst du nicht häufig verändern und sie werden in der Regel nur von Administratoren verwaltet.

# Status

Jede Person hat genau einen Status. Darüber werden in der Regel schon die ersten Rechte vergeben. Hier sind Fragen, die du dir dazu stellen solltest:

  • Welche Status gibt es in deiner Gemeinde?
  • Müssen neue Status angelegt werden? Sollten bestehende umbenannt werden?

# Gruppentypen

Jede Gruppe wird genau einem Gruppentyp zugeordnet. Die Typen sind die erste Kategorisierung von Gruppen und ermöglichen es euch, einen besseren Überblick über eure Gruppen zu bekommen. Auch die Rechtevergabe wird dir damit erleichtert. Häufige Gruppentypen in Gemeinden sind Kleingruppen (Hauskreise, Smallgroups, etc.) und Dienstgruppen. Aber auch Veranstaltungen sind ein beliebter Gruppentyp, um z.B. Gemeindefreizeiten abzubilden.

Wichtig: Es sollten nicht zu spezifische Gruppentypen gewählt werden, denn sonst leidet schnell die Übersichtlichkeit darunter und der Verwaltungsaufwand steigt.

Hier geben wir dir einige Ideen, welche für Gruppentypen es noch geben könnte. Sollte sich auf Anhieb nicht die Notwendigkeit für einen Gruppentyp zeigen, dann ist es erstmal besser, ihn nicht anzulegen. Neue Gruppentypen lassen sich später immer noch hinzufügen, wenn sie nötig sind.

  • Kleingruppen: Hauskreise, Smallgroups, Alpha-Kurse
  • Dienstgruppen: Alle Bereiche, die einen (sonntäglichen) Dienst betreffen, vor allem für die Diensteinteilung im Events-Modul
  • Veranstaltungen: Gemeindefreizeiten, Aktionstage, Missionsveranstaltungen, Freizeiten
  • Freizeiten: Sollten viele Freizeiten organisiert werden, wäre dafür ein eigener Gruppentyp denkbar
  • Schlüssel: Auflistung der Gemeindehäuser/ -wohnungen für den Überblick, wer einen Schlüssel zum Objekt hat
  • Newsletter: Verschiedene Newsletter, zu denen sich eine Person anmelden kann

# Rollen

Jeder Gruppentyp bringt eigene Gruppentyp-Rollen mit. So gibt es z.B. bei Dienstgruppen Leiter und Mitarbeiter und ein Newsletter hat Empfänger als Rolle vordefiniert.

  • Welche Rollen (Aufgaben) gibt es in diesem Gruppentyp?
  • Welche Rolle ist die Leiter-Rolle (es sollte immer eine Leiter-Rolle vorhanden sein)?
  • Welche Rolle ist die Standard-Rolle (es sollte immer eine Standard-Rolle vorhanden sein)?

Hinweis

Alle Stammdaten kannst du auch später noch bearbeiten. D.h. die Strukturen in ChurchTools können mit deiner Gemeinde wachsen. Eine strukturelle Umstellung zu einem späteren Zeitpunkt ist dadurch zwar möglich, allerdings aufwendig. Daher lohnt es sich, am Anfang die Zeit zu investieren, diese Strukturen zu überlegen und in ChurchTools einzustellen.

# Ressourcen

# Nächster Schritt

Mit dieser fertigen Struktur kannst du nun mit der eigentlichen Datenpflege beginnen: Personen importieren, Gruppen anlegen und das Gemeinde-Organigram abbilden.

Zuletzt aktualisiert: 14.12.2020, 15:50:02